Dagsorden/referat til bestyrelsesmødet i Sommerhusbyen Houstrup

tirsdag den 25. februar 2025 kl. 18.00 til kl. 21.00.

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 25. januar 2025.
3. Status for regnskab ultimo februar 2025.
4. Henlæggelse til grundvandssænkning.
5. Forrentning af opsparingen.
6. Henvendelse til bestyrelsen siden sidste bestyrelsesmøde.
7. Arbejdet med søen og de tilknyttede arealer.
8. Vejene i vores område.
9. Strandrensning 2025.
10. Generalforsamling i ”Sammenslutningen” tirsdag den 4. februar 2025.
11. Mødet med de 7 grundejerforeninger i vores område.
12. Foreningens ordinære generalforsamling Skærtorsdag den 17. april 2025, herunder lokaler, dirigent, valg til bestyrelsen.
13. Status for arbejdet med et forslag til justering af foreningens vedtægter.
14. Indkaldelse til Grundejerforeningens generalforsamling samt opslag på Facebook og foreningens hjemmeside. Forslag dagsorden og indkaldelse vedlagt.
15.  Eventuelt

Referat:

Tilstede på bestyrelsesmødet: Peter Kristensen, Mia Stoltze, Britt Øllgaard, Martin Hedegaard og Frants Bilde Kjeldsen. 

Afbud: Ingen.

Ad.: 1

Dagsordenen blev godkendt.

Ad.: 2

Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

Ad.: 3

Mia Stoltze orienterede kort om det endelige regnskab for 2024 og budgettet for 2025, der snarest oversendes til foreningens revisor. Orienteringen gav ikke anledning til bemærkninger. 

Herudover kunne Mia Stoltze orientere om, at der til næste bestyrelsesmøde vil foreligge en status for de første pr. måneder i 2025. 

Ad.: 4

Der henlægges kr. 200.000 til grundvandssænkning i 2025. 

Ad.: 5

Mia Stoltze orienterede om de sonderinger, hun havde gjort indtil nu med blandt andet højrentekonto. Mia Stoltze har mandat til at arbejde videre med de forskellige muligheder.

Ad.: 6

Bestyrelsen har fået en henvendelse angående skader på nogle af legeredskaberne på

Grundejerforeningens legeplads. Martin Hedegaard arbejder videre med sagen og sørger for en snarlig udbedring af skaderne.

Bestyrelsen har konstateret, at der er etableret hegn/afskærmning mm i blandt andet skel af afklippede grene på enkelte af sommerhusgrundene. Bestyrelsen henstiller til de enkelte grundejere at grene mm fjernes fra sommerhusgrundene af hensyn til den brandfare, de ellers vil udgøre.

Ad.: 7

Martin Hedegaard orienterede om det hidtidige arbejde med søen og de tilknyttede arealer. Der vil til næste bestyrelsesmøde foreligge et konkret oplæg til det videre arbejde.

Søudvalget vil ligeledes på Generalforsamlingen orientere om udvalgets overvejelser og de kommende opgaver.

Ad.: 8

Bestyrelsen har fået en henvendelse fra en entreprenør, der tilbyder at vedligeholde sommerhusområdets grusveje i stedet for Varde Kommune. Martin Hedegaard kontakter vedkommende med henblik at indhente et tilbud på vedligehold af grusvejene i sommerhusområdet. 

Ad.: 9

Peter Kristensen kunne oplyse, at Varde Kommune har oplyst, at de ikke længere stiller kørende materiel til rådighed til den årlige strandrensning, idet mængden de senere år af affald er reduceret væsentligt. Varde Kommune overvejer som alternativt at sætte nogle flere affaldskasser op langs med stranden i forbindelse med strandrensningen. 

Peter Kristensen prøver at koordinere dagen for en strandrensning med nabogrundejerforeningerne.

Ad.: 10

Britt Øllgaard og Mia Stoltze orienterede om generalforsamling i ”Sammenslutningen”. Britt Øllgaard er valgt til bestyrelsen som suppleant. Herudover gav orienteringen ikke anledning til bemærkninger. 

Der er etableret flere arbejdsudvalg i regi af ”Sammenslutningen”. Bestyrelsen vil på foreningens Generalforsamling orientere om ”Sammenslutningens” hidtidige arbejde og opfordre nogle af Grundejerforeningens medlemmer til at melde sig til arbejdet i de enkelte udvalg.

Ad.: 11

Peter Kristensen orienterede om mødet med de 7 grundejerforeninger i ”vores” område. Orienteringen gav ikke anledningen til bemærkninger.

Ad.: 12

Blev drøftet. De praktiske forhold omkring afholdelsen af Generalforsamlingen er på plads. 

Peter Kristensen, Britt Øllgaard og Martin Hedegaard er, som tidligere meddelt, på valg. De modtager alle genvalg.

Peter Kristensen kontakter Varde Kommune med henblik på at få den senest opdaterede ejerfortegnelse over grundejere/sommerhusejere i vores område. Martin Hedegaard sørger for stemmesedler til generalforsamlingen.

Ad.: 13

Frants Bilde Kjeldsen havde udarbejdet oplæg til dagsorden til Generalforsamlingen, skriftlig

indkaldelse til foreningens hjemmeside til Generalforsamlingen samt oplæg til eventuel indkaldelse til Generalforsamlingen til de enkelte medlemmers fysiske postkasser. Oplæggene blev tiltrådt med enkelte justeringer.

Mia Stoltze aftaler nærmere med vores advokat, hvorvidt dagsorden og indkaldelse har det rigtige indhold, samt hvorvidt de gældende vedtægter kan tolkes således, at en fysisk indkaldelse ikke vil være nødvendigt.

Ad.: 14

Frants Bilde Kjeldsen sikre, at dagsordenen til Generalforsamlingen bliver offentliggjort på foreningens hjemmeside, at der offentliggøres en indkaldelse på Facebook ”Info sommerhusbyen Houstrup”, samt, hvis det skønnes nødvendigt, uddeles indkaldelse til generalforsamling med dagsorden i de enkelte grundejeres fysiske postkasser.

Ad.: 15

Ingen bemærkninger.

Referent: Frants Bilde Kjeldsen. 25022025